출장 후 정산서 & 증빙 처리 이렇게 해요

💼 출장여비 정산서 & 증빙 처리 이렇게 해요

실무자가 알려주는 출장비 정산 A to Z. 안녕하세요, 실무형 직장인 릴리입니다 😊
직원이 출장을 다녀오면 늘 나오는 질문!
“정산은 어떻게 해야 하나요?”

출장비 정산은 단순히 금액을 환급하는 게 아니라
증빙 수집 → 정산서 작성 → 회계처리까지 흐름이 정확하고 깔끔해야 회사도 안심하고, 직원도 만족할 수 있어요!

오늘은 출장 후 여비 정산에 필요한 항목부터 정산서 작성법, 증빙 처리 요령, 계정과목까지
실무적으로 꼭 필요한 정보만 정리해 드릴게요.

 

출장여비 정산서 증빙처리 이렇게 해요 썸네일 이미지

✅ 1. 출장 후 정산 대상 항목

출장을 다녀오면 보통 아래 항목들이 정산 대상이 됩니다:

• 🍚 식대
• 🏨 숙박비
• 🚗 교통비 (대중교통, 자차 유류비, 톨게이트 등)
• 💬 기타 경비 (현장 입장료, 주차비, 접대비 등)

👉 유류비 정산 방법은 지난 글에서 자세히 설명했으니 참고해 주세요!

📎 [경리실무] 출장 다녀온 직원 유류비, 어떻게 계산해서 지급하나요?

📌 간이 출장, 당일 왕복 출장, 이틀 이상 장거리 출장, 해외 출장 등
출장 유형에 따라 지출 항목과 정산 방식이 조금씩 달라질 수 있어요.

✅ 2. 정산 방법과 정산서 제출

출장자는 반드시 영수증을 챙겨야 하고,
아래 항목을 포함한 출장여비 정산서를 작성해야 합니다.

✍️ 정산서 필수 기재 항목

출장자	이름, 부서
출장지 및 출장 목적	일정 포함
출장 기간	출발~복귀일
지출 항목별 금액	식대, 교통비 등 세부 분류
지출 사유	예: 고객 미팅 식사
증빙 유무	영수증 첨부 여부 체크
가지급금 여부	출장 전 선지급한 금액 명시
최종 정산 금액	차액 지급 or 회수 여부 기재

 

📌 정산서는 경비정산 전 반드시 회계 담당자 검토를 거쳐야 하며,
내용과 증빙이 불일치하면 반려 사유 기재 후 재제출이 원칙이에요.

 

📎 정산서 양식은 아래 스크린숏 참고

 

 

✅ 3. 항목별 증빙 처리 요령

식대	영수증 (카드 권장)	간이영수증은 1건 3만 원 이하만 인정
숙박비	현금영수증 또는 계산서	사업자번호 필수 / 간이숙소는 불인정 가능
교통비	대중교통·톨게이트 영수증	유류비는 거리 기준 별도 정산
기타 경비	주차비, 입장료 등 영수증	현금 결제 시 간이영수증 첨부 필수

💡 특히 간이영수증 인정 한도는 회사 내규에 따라 다를 수 있으나,
세법상 증빙 인정 한도는 1건 3만 원 이하라는 점 참고해 주세요.

예를 들어 A식당에서 9만 원이 나왔다고 간이 영수증 3만 원씩 3장을 발급 받는다면, 

적격 증빙으로 인정되지 않아요.

동일한 1건에 간이영수증 1건 3만원 이하라는 점 꼭 기억해 주세요.
(3만 원 초과 시 세금계산서, 계산서, 카드 영수증 등 필요)

 

✅ 4. 회계 계정과목 예시

제조 부서	500번대 여비교통비
관리 부서	800번대 여비교통비
접대비 발생 시	800번대 접대비 (법인카드 사용 권장)

 

📌 접대비는 반드시 사유서와 명함 등 추가 증빙을 함께 제출해야 하며,
세무조정 시 접대비 한도 초과분은 비용불인정이 될 수 있어 주의가 필요해요.

 

✅ 릴리의 실무 팁 ✨

• ✅ 출장 전에 출장계획서 사전 승인받고 진행
• ✅ 증빙은 출장일 기준으로 바로 수집해서 정산
• ✅ 접대 가능성이 있다면 법인카드 미리 지급
• ✅ 정산 후엔 회계 담당자가 경비 처리일자를 기준으로 증빙분류
• ✅ 출장 유형, 지급 기준, 정산 흐름은 내부 업무편람이나 사규로 매뉴얼화해두면 좋아요

📌 특히 작은 스타트업이나 중소기업에서는
정산 체계를 정해두지 않으면 직원마다 방식이 달라져 혼선이 생기기 쉬워요.
릴리는 업무 편람에 '출장정산 가이드라인'을 아예 넣어두었답니다!

출장계획서 승인 → 출장 → 증빙 수집 → 정산서 작성 → 회계팀 검토 → 지급 또는 환급 → 회계처리

 

특히 해외 출장 같은 경우에는 영수증 처리가 안 되는 경우들이 더러 있어요.

유럽에 출장을 가도 현금만 받는 곳이 있거나, 여러 난감한 상황이 생길 수 있죠.

되도록이면 해외 출장은 법인 카드를 지급하고, 최대한 영수증을 챙겨달라고 요청하세요.

달러를 가지급했을 경우에는 가지급금 회계처리를 해두고 추후에 정산하면 됩니다.

해외 출장 경비 처리 방법은 추후에 포스팅에 자세하게 설명할게요!

 

✅ 마무리하며

출장여비 정산은 단순한 금액 정산이 아니라,
업무의 투명성과 재무처리의 신뢰성을 함께 잡는 과정이에요.

출장자도, 회계 담당자도 서로 신뢰하고 납득할 수 있는
명확한 기준과 정산 흐름을 갖추는 게 가장 중요하다고 생각해요!

궁금한 점 있으시면 언제든 댓글로 남겨주세요 😊

 

릴리 드림 💼🌷